АВТОМАТИЗОВАНА КАРТОТЕКА КНИГОЗАБЕЗПЕЧЕНОСТІ НАВЧАЛЬНОЮ ЛІТЕРАТУРОЮ |
ЯК ПРАЦЮВАТИ З ПРОГРАМОЮ
Установка програми
Установка російської версії 2.1
Установка української версії 2.5 (оновлення російської версії 2.1)
Підкаталоги програми
Введення інформації
Введення інформації про факультети і кафедри
Введення інформації про спеціальності і дисципліни
Введення інформації про навчальний план
Введення даних про фонд літератури
Введення даних про використання книги
Вихідні форми
Одержання вихідних форм і формування запиту
Призначення звітних форм
Сервісні функції
Перерозподіл усіх книг
Архівація бази даних
Відновлення бази даних з архіву
Імпорт інформації про бібліотечний фонд із текстових файлів і експорт інформації про бібліотечний фонд у текстовий файл
Зміна основного шрифту
Установка програми
Установка російської версії 2.1
- Зкачати заархівований файл інсталяції
- Розархівувати цей файл
- Викликати програму setup.exe.
[ Зміст ]
Установка української версії 2.5 (оновлення російської версії 2.1)
Українська версія 2.5 автоматизованої картотеки книгозабезпеченості реалізована як оновлення російської версії 2.1.
Для переходу від версії 2.1 до версії 2.5 необхідно:
- Установити версію 2.1 (якщо вона ще не встановлена).
- Зберегти файл Exlibris.exe версії 2.1 (для зворотного переходу до версії 2.1).
- Скачати файл оновлення для версії 2.5.
- Розархівувати цей файл
- Переписати файли Exlibris.exe, keyu.dll, uin.htm, upt.htm і каталоги RPTPTN, TEMP, DATA у головний каталог програми (за замовчуванням - C:\Program Files\Exlibris).
[ Зміст ]
Підкаталоги програми
ARC |
каталог за замовчуванням для збереження архівних копій бази даних |
DATA |
база даних програми |
HTML |
у версіях 2.1-2.3 у цей каталог записувалися звіти у форматі HTML (у цих версіях у форматі HTML можна було одержати тільки Картку книги). У версії 2.4 не використовується |
RPTPTN |
у цьому каталозі зберігаються шаблони звітів у форматах RTF і HTML. |
TEMP |
у цей каталог записуються звіти у форматах RTF, HTML і інші тимчасові файли, що мають розширення tmp. |
Увага! Обсяг інформації в цьому каталозі може збільшуватися дуже швидко. Не забувайте очищати каталог (видаляти файли з розширенням rtf, html і tmp). Для цього можна скористатися командним файлом cl.bat). |
|
[ Зміст ]
Введення інформації
Робота з програмою починається з введення даних по 4 каталогах:
- Факультети і спеціальності
- Кафедри і дисципліни
- Навчальний план
- Фонд навчальної літератури
[ Зміст ]
Введення інформації про факультети і кафедри
- У головному меню вибрати пункт "Каталоги".
- У меню, що з'явилося вибрати пункт "Факультети і спеціальності" або "Кафедри і дисципліни".
- Натиснути клавішу Ins.
- У прямокутнику, що з'явився, записати назву факультету або кафедри
- Натиснути клавішу Enter.
Видалення інформації здійснюється одночасним натисканням клавіш Ctrl і Del.
Для редагування введеної інформації потрібно натиснути клавішу F2.
[ Зміст ]
Введення інформації про спеціальності і дисципліни
- У головному меню вибрати пункт "Каталоги".
- У меню, що з'явилося вибрати пункт "Факультети і спеціальності" або "Кафедри і дисципліни".
- Клацанням миші помістити курсор у назву факультету або кафедри
- Натиснути одночасно клавіші Ctrl Shift Ins.
- У прямокутнику, що з'явився, записати назву спеціальності або дисципліни
- Натиснути клавішу Enter.
- При введенні інформації про спеціальності необхідно ввести дані про кількість груп і студентів
Видалення інформації здійснюється одночасним натисканням клавіш Ctrl і Del.
Для редагування введеної інформації потрібно натиснути клавішу F2.
[ Зміст ]
Введення інформації про навчальний план
Форма введення "Навчальний план" складається з 2-х полів. У лівому полі приведені назви кафедр і дисциплін, у правому - факультетів і спеціальностей. Назви дисциплін і спеціальностей з'являються при розкритті відповідних кафедр або факультетів.
Зміст даної операції полягає в тому, щоб по кожній дисципліні проставити всі спеціальності, для яких ця дисципліна читається.
Порядок введення:
- Розкрити дисципліни по даній кафедрі
- Виділити дисципліну, клацнувши мишею по її назві.
- Розкрити спеціальності по тім факультеті, для яких читається дана дисципліна.
- Виділити спеціальність, для якої читається дана дисципліна, клацнувши мишею по її назві.
- Натиснути клавішу Ins.
Для того, щоб видалити спеціальність з навчального плану, необхідно в лівому полі виділити цю спеціальність і натиснути одночасно клавіші Ctrl і Del.
Розкриття переліку дисциплін по кафедрі або спеціальностей по факультетах
робиться двома способами:
- Клацанням миші на розташованому праворуч від назви факультету або кафедри
квадратові зі знаком +. Наступним клацанням миші здійснюється закриття
переліку.
- Клацнути мишею на назві кафедри або факультету і натиснути на клавіатурі
клавішу з позначенням стрілки вправо. Натисканням клавіші з позначенням
стрілки вліво перелік закривається.
[ Зміст ]
Введення даних про фонд літератури
- У головній формі програми ("Автори і назви книг") клацанням миші помістити курсор у кожний рядок
- Натиснути клавішу Ins.
- Заповнити форму, що з'явилася, "Введення нової книги".
- "Тип видання" вибирається зі списку, що розкривається. У списку з'являються тільки скорочені назви, повні назви можна подивитися, вибравши в меню "Каталоги" -> "Типи публікації".
- По заповненні форми натиснути клавішу Enter.
При заповненні форми "Введення нової книги" допускається залишати незаповненими ті поля, що не використовуються в бібліотеці. Тип видання потрібно вибрати зі списку, що розкривається
Видалення інформації здійснюється одночасним натисканням клавіш Ctrl і Del.
Дублювання поточної книги здійснюється натисканням клавіші F5.
Редагування (тобто внесення змін у раніше внесені дані про книгу):
- У головній формі програми ("Автори і назви книг") клацанням миші виділити книгу, дані про яку потребують змін.
- Натиснути клавішу F2.
- Проставити необхідні дані у формі, що з'явилася, "Введення нової книги".
- По завершенні введення інформації натиснути клавішу Enter.
Червоний колір шрифту у формі "Автори і назви книг" означає відсутність інформації про книгу для її розподілу
[ Зміст ]
Введення даних про використання книги
Введення даних про використання книги складається з двох етапів - введення даних про застосування і розподіл книги
Робота у вікні "Застосування".
- У головному меню вибрати пункт "Використання".
- У меню, що з'явилося клацнути мишею по рядку "Застосування".
- У правому вікні вибрати кафедру, дисципліну і спеціальність, по яких використовується дана книга
- Натиснути клавішу Ins.
- Виділити клацанням миші в лівому вікні введену спеціальність
- Натиснути клавішу F2.
- У вікні "Семестри" указати семестри, у яких використовується дана книга
- Натиснути клавішу Enter.
Для видалення спеціальності з даних про застосування книги потрібно в лівому полі виділити цю спеціальність і натиснути одночасно клавіші Ctrl і Del.
[ Зміст ]
Робота у вікні "Розподіл"
Розподіл літератури робиться автоматично. У разі потреби розподіл здійснюється вручну, для чого необхідно:
- Помістити курсор у відповідний осередок з кількістю екземплярів
- Набрати на клавіатурі потрібну цифру
- Натиснути клавішу Enter.
Ручне введення строго контролюється програмою. При некоректному введенні передбачається повідомлення про помилку
У вікні "Розподіл" передбачене відображення інформації за допомогою різних кольорів
- синій колір - означає, що розподіл вироблявся вручну;
- червоний колір - означає, що дана книга розподіляється для того самого контингенту читачів по різних дисциплінах;
- зелений колір - означає 100-відсоткове забезпечення читачів книгою, що розподіляється.
Для скасування ручного розподілу необхідно:
- Клацнути правою кнопкою миші у верхній частині екрана у вікні "Спеціальності".
- Клацнути лівою кнопкою миші по відповідному рядку меню, що з'явилося.
[ Зміст ]
Вихідні форми
Одержання вихідних форм і формування запиту
Одержання вихідних форм здійснюється двома способами
Перший спосіб
- У головному меню вибрати пункт "Звіти".
- У меню, що з'явилося клацнути мишею по рядку, відповідному до запиту користувача
- Заповнити поля вікна "Параметри звіту". Клацанням миші по іконці з зображенням розкритої папки відкривається список, з якого (клацанням миші) вибирається необхідна позиція. Клацанням миші по іконці з діагоналевими лініями, що перетинаються, обрана позиція скасовується
- Натиснути клавішу Enter.
При роботі з формою "Забезпеченість навчальною літературою по циклах дисциплін" передбачена можливість одержання додаткових даних про коефіцієнт книгозабезпеченості за будь-який період. Для цього у вікні "Параметри звіту" у відповідних полях необхідно задати початковий і кінцевий роки
Другий спосіб
- У головному меню вибрати пункт "Фільтр".
- У меню, що з'явилося клацнути мишею по рядку "Змінити".
- У вікні "Зміна фільтра" задати параметри фільтра.
- Натиснути клавішу "Застосувати".
- У головному меню вибрати пункт "Звіти".
- У меню,що з'явилося клацнути мишею по рядку "Поточний список" або "Книгозабезпеченість для поточного списку".
Для роздруківки звіту клацнути мишею на іконці з зображенням принтера
[ Зміст ]
Призначення звітних форм
- Поточний список
- формує список навчальної літератури відповідно до заданих через команду "Фільтр" параметрів пошуку. Кількісних показників список не містить
- Картка книги - містить зведені дані розподілу книги
- Форма "Забезпеченість навчальною літературою по кафедрі" - призначена для ознайомлення кафедр із наявною навчальною літературою по їхньому профілі. Коефіцієнт книгозабезпеченості в даній формі не виводиться, але може бути отриманий шляхом використання команди "Фільтр".
- Форма "Забезпеченість навчальною літературою спеціальності" - містить розрахунок і аналіз забезпеченості студентів по спеціальностях. Розрахунок здійснюється, виходячи з кількості літератури, розподіленої на дану спеціальність
- Форма "Забезпеченість навчальною літературою по циклах дисциплін" - містить розрахунок коефіцієнта книгозабезпеченості по циклах дисциплін і типам видань по даному циклі
- Форма "Видача літератури" - формує списки навчальної літератури, що підлягає видачі, по спеціальностях і курсах.
[ Зміст ]
Сервісні функції
Перерозподіл усіх книг
Перерозподіл усіх книг здійснюється автоматично при зміні вихідних даних. При цьому відбувається перевірка цілісності бази даних. Рекомендується викликати функцію "Перерозподіл усіх книг" тільки при збої в нормальній роботі програми (вимикання живлення комп'ютера, помилка операційної системи і т.і.).
Для виклику цієї функції потрібно в головному меню вибрати пункт "Сервіс". У меню, що з'явилося вибрати пункт "Перерозподіл усіх книг".
[ Зміст ]
Архівація бази даних
Для того, щоб мінімізувати втрати інформації при збоях у роботі комп'ютера, рекомендується архівувати базу даних як можна частіше.
- У головному меню вибрати пункт "Сервіс". У меню, що з'явилося вибрати пункт "Архівувати базу даних".
- Вибрати каталог, куди буде записаний архів, і вказати ім'я архіву. За замовчуванням архів записується в підкаталог Arc головного каталогу програми Exlibris.
[ Зміст ]
Відновлення бази даних з архіву
- У головному меню вибрати пункт "Сервіс". У меню, що з'явилося вибрати пункт "Відновити з архіву".
- Вибрати каталог, у якому знаходиться файл архіву, і вказати ім'я архіву. За замовчуванням файли архівів знаходяться в підкаталозі Arc головного каталогу програми Exlibris.
[ Зміст ]
Імпорт інформації про бібліотечний фонд із текстових файлів
Кожна книга описується наступними рядками в текстовому файлі:
- Автори (рядок символів, максимальна довжина - 100)
- Назва (рядок символів, максимальна довжина - 150)
- Місце видання (рядок символів, максимальна довжина - 50)
- Видавництво (рядок символів, максимальна довжина - 50)
- Рік видання (ціле число)
- Кількість сторінок (ціле число)
- УДК/ББК - код (рядок символів, максимальна довжина - 20)
- УДК/ББК - авторський знак (рядок символів, максимальна довжина - 20)
- Адреса книги (рядок символів, максимальна довжина - 100)
- Кількість екземплярів (ціле число)
- Тип видання (ціле число)
- Рядок "Кінець запису" (будь-яка інформація, не аналізується комп'ютером)
Поле "Тип видання" може приймати тільки наступні значення:
1 - Власні видання ВНЗ
2 - Сторонні видання, без грифа
3 - Сторонні видання з грифом МО
4 - Сторонні видання з іншим грифом
Всі інші значення ігноруються програмою
Для імпорту інформації потрібно:
- У головному меню вибрати пункт "Сервіс". У меню, що з'явилося вибрати пункт "Імпорт".
- Вибрати каталог, у якому знаходиться тестовий файл, і вказати ім'я файлу. За замовчуванням файли знаходяться в підкаталозі Arc головного каталогу програми Exlibris.
Для експорту інформації потрібно:
- У головному меню вибрати пункт "Сервіс". У меню, що з'явилося вибрати пункт "Експорт".
- Вибрати каталог, у котрий буде записаний тестовий файл, і вказати ім'я файлу. За замовчуванням файли записуються в підкаталог Arc головного каталогу програми Exlibris.
[ Зміст ]
Зміна основного шрифту
Деякі відеокарти некоректно відображають інформацію під час редагування. Наприклад, символи, що вводяться можуть бути вставленими не в позиції курсору, а в іншому місці рядка, що редагується. У цьому випадку потрібно установити "звичайний" (а не "жирний") основний шрифт програми
[ Зміст ]
55.05.2016