ЯК ПРАЦЮВАТИ З ПРОГРАМОЮ

Установка програми

Установка російської версії 2.1
Установка української версії 2.5 (оновлення російської версії 2.1)
Підкаталоги програми

Введення інформації

Введення інформації про факультети і кафедри
Введення інформації про спеціальності і дисципліни
Введення інформації про навчальний план
Введення даних про фонд літератури
Введення даних про використання книги

Вихідні форми

Одержання вихідних форм і формування запиту
Призначення звітних форм

Сервісні функції

Перерозподіл усіх книг
Архівація бази даних
Відновлення бази даних з архіву
Імпорт інформації про бібліотечний фонд із текстових файлів і експорт інформації про бібліотечний фонд у текстовий файл
Зміна основного шрифту

Установка програми

Установка російської версії 2.1

1. Зкачати заархівований файл інсталяції
2. Розархівувати цей файл
3. Викликати програму setup.exe.

Установка української версії 2.5 (оновлення російської версії 2.1)

Українська версія 2.5 автоматизованої картотеки книгозабезпеченості реалізована як оновлення російської версії 2.1.

Для переходу від версії 2.1 до версії 2.5 необхідно:

1. Установити версію 2.1 (якщо вона ще не встановлена).
2. Зберегти файл Exlibris.exe версії 2.1 (для зворотного переходу до версії 2.1).
3. Скачати файл оновлення для версії 2.5.
4. Розархівувати цей файл
5. Переписати файли Exlibris.exe, keyu.dll, uin.htm, upt.htm і каталоги RPTPTN, TEMP, DATA у головний каталог програми (за замовчуванням - C:\Program Files\Exlibris).

Підкаталоги програми

Введення інформації

• Факультети і спеціальності
• Кафедри і дисципліни
• Навчальний план
• Фонд навчальної літератури

Введення інформації про факультети і кафедри

1. У головному меню вибрати пункт "Каталоги".
2. У меню, що з'явилося вибрати пункт "Факультети і спеціальності" або "Кафедри і дисципліни".
3. Натиснути клавішу Ins.
4. У прямокутнику, що з'явився, записати назву факультету або кафедри
5. Натиснути клавішу Enter.

Видалення інформації здійснюється одночасним натисканням клавіш Ctrl і Del.
Для редагування введеної інформації потрібно натиснути клавішу F2.

Введення інформації про спеціальності і дисципліни

1. У головному меню вибрати пункт "Каталоги".
2. У меню, що з'явилося вибрати пункт "Факультети і спеціальності" або "Кафедри і дисципліни".
3. Клацанням миші помістити курсор у назву факультету або кафедри
4. Натиснути одночасно клавіші Ctrl Shift Ins.
5. У прямокутнику, що з'явився, записати назву спеціальності або дисципліни
6. Натиснути клавішу Enter.
7. При введенні інформації про спеціальності необхідно ввести дані про кількість груп і студентів

Видалення інформації здійснюється одночасним натисканням клавіш Ctrl і Del.
Для редагування введеної інформації потрібно натиснути клавішу F2.

Введення інформації про навчальний план

Форма введення "Навчальний план" складається з 2-х полів. У лівому полі приведені назви кафедр і дисциплін, у правому - факультетів і спеціальностей. Назви дисциплін і спеціальностей з'являються при розкритті відповідних кафедр або факультетів.
Зміст даної операції полягає в тому, щоб по кожній дисципліні проставити всі спеціальності, для яких ця дисципліна читається.

Порядок введення:

1. Розкрити дисципліни по даній кафедрі
2. Виділити дисципліну, клацнувши мишею по її назві.
3. Розкрити спеціальності по тім факультеті, для яких читається дана дисципліна.
4. Виділити спеціальність, для якої читається дана дисципліна, клацнувши мишею по її назві.
5. Натиснути клавішу Ins.

Для того, щоб видалити спеціальність з навчального плану, необхідно в лівому полі виділити цю спеціальність і натиснути одночасно клавіші Ctrl і Del.

Розкриття переліку дисциплін по кафедрі або спеціальностей по факультетах робиться двома способами:

1. Клацанням миші на розташованому праворуч від назви факультету або кафедри квадратові зі знаком +. Наступним клацанням миші здійснюється закриття переліку.
2. Клацнути мишею на назві кафедри або факультету і натиснути на клавіатурі клавішу з позначенням стрілки вправо. Натисканням клавіші з позначенням стрілки вліво перелік закривається.

Введення даних про фонд літератури

1. У головній формі програми ("Автори і назви книг") клацанням миші помістити курсор у кожний рядок
2. Натиснути клавішу Ins.
3. Заповнити форму, що з'явилася, "Введення нової книги".
4. "Тип видання" вибирається зі списку, що розкривається. У списку з'являються тільки скорочені назви, повні назви можна подивитися, вибравши в меню "Каталоги" -> "Типи публікації".
5. По заповненні форми натиснути клавішу Enter.

При заповненні форми "Введення нової книги" допускається залишати незаповненими ті поля, що не використовуються в бібліотеці. Тип видання потрібно вибрати зі списку, що розкривається

Видалення інформації здійснюється одночасним натисканням клавіш Ctrl і Del.

Дублювання поточної книги здійснюється натисканням клавіші F5.

Редагування (тобто внесення змін у раніше внесені дані про книгу):

1. У головній формі програми ("Автори і назви книг") клацанням миші виділити книгу, дані про яку потребують змін.
2. Натиснути клавішу F2.
3. Проставити необхідні дані у формі, що з'явилася, "Введення нової книги".
4. По завершенні введення інформації натиснути клавішу Enter.

Червоний колір шрифту у формі "Автори і назви книг" означає відсутність інформації про книгу для її розподілу

Введення даних про використання книги

Введення даних про використання книги складається з двох етапів - введення даних про застосування і розподіл книги

Робота у вікні "Застосування".

1. У головному меню вибрати пункт "Використання".
2. У меню, що з'явилося клацнути мишею по рядку "Застосування".
3. У правому вікні вибрати кафедру, дисципліну і спеціальність, по яких використовується дана книга
4. Натиснути клавішу Ins.
5. Виділити клацанням миші в лівому вікні введену спеціальність
6. Натиснути клавішу F2.
7. У вікні "Семестри" указати семестри, у яких використовується дана книга
8. Натиснути клавішу Enter.

Для видалення спеціальності з даних про застосування книги потрібно в лівому полі виділити цю спеціальність і натиснути одночасно клавіші Ctrl і Del.

Робота у вікні "Розподіл"

Розподіл літератури робиться автоматично. У разі потреби розподіл здійснюється вручну, для чого необхідно:

1. Помістити курсор у відповідний осередок з кількістю екземплярів
2. Набрати на клавіатурі потрібну цифру
3. Натиснути клавішу Enter.

Ручне введення строго контролюється програмою. При некоректному введенні передбачається повідомлення про помилку

У вікні "Розподіл" передбачене відображення інформації за допомогою різних кольорів

• синій колір - означає, що розподіл вироблявся вручну;
• червоний колір - означає, що дана книга розподіляється для того самого контингенту читачів по різних дисциплінах;
• зелений колір - означає 100-відсоткове забезпечення читачів книгою, що розподіляється.

Для скасування ручного розподілу необхідно:

1. Клацнути правою кнопкою миші у верхній частині екрана у вікні "Спеціальності".
2. Клацнути лівою кнопкою миші по відповідному рядку меню, що з'явилося.

Вихідні форми

Одержання вихідних форм і формування запиту

Одержання вихідних форм здійснюється двома способами

Перший спосіб

1. У головному меню вибрати пункт "Звіти".
2. У меню, що з'явилося клацнути мишею по рядку, відповідному до запиту користувача
3. Заповнити поля вікна "Параметри звіту". Клацанням миші по іконці з зображенням розкритої папки відкривається список, з якого (клацанням миші) вибирається необхідна позиція. Клацанням миші по іконці з діагоналевими лініями, що перетинаються, обрана позиція скасовується
4. Натиснути клавішу Enter.

При роботі з формою "Забезпеченість навчальною літературою по циклах дисциплін" передбачена можливість одержання додаткових даних про коефіцієнт книгозабезпеченості за будь-який період. Для цього у вікні "Параметри звіту" у відповідних полях необхідно задати початковий і кінцевий роки

Другий спосіб

1. У головному меню вибрати пункт "Фільтр".
2. У меню, що з'явилося клацнути мишею по рядку "Змінити".
3. У вікні "Зміна фільтра" задати параметри фільтра.
4. Натиснути клавішу "Застосувати".
5. У головному меню вибрати пункт "Звіти".
6. У меню,що з'явилося клацнути мишею по рядку "Поточний список" або "Книгозабезпеченість для поточного списку".

Призначення звітних форм

• Поточний список - формує список навчальної літератури відповідно до заданих через команду "Фільтр" параметрів пошуку. Кількісних показників список не містить
• Картка книги - містить зведені дані розподілу книги
• Форма "Забезпеченість навчальною літературою по кафедрі" - призначена для ознайомлення кафедр із наявною навчальною літературою по їхньому профілі. Коефіцієнт книгозабезпеченості в даній формі не виводиться, але може бути отриманий шляхом використання команди "Фільтр".
• Форма "Забезпеченість навчальною літературою спеціальності" - містить розрахунок і аналіз забезпеченості студентів по спеціальностях. Розрахунок здійснюється, виходячи з кількості літератури, розподіленої на дану спеціальність
• Форма "Забезпеченість навчальною літературою по циклах дисциплін" - містить розрахунок коефіцієнта книгозабезпеченості по циклах дисциплін і типам видань по даному циклі
• Форма "Видача літератури" - формує списки навчальної літератури, що підлягає видачі, по спеціальностях і курсах.

Сервісні функції

Перерозподіл усіх книг

Перерозподіл усіх книг здійснюється автоматично при зміні вихідних даних. При цьому відбувається перевірка цілісності бази даних. Рекомендується викликати функцію "Перерозподіл усіх книг" тільки при збої в нормальній роботі програми (вимикання живлення комп'ютера, помилка операційної системи і т.і.).

Для виклику цієї функції потрібно в головному меню вибрати пункт "Сервіс". У меню, що з'явилося вибрати пункт "Перерозподіл усіх книг".

Архівація бази даних

Для того, щоб мінімізувати втрати інформації при збоях у роботі комп'ютера, рекомендується архівувати базу даних як можна частіше.

1. У головному меню вибрати пункт "Сервіс". У меню, що з'явилося вибрати пункт "Архівувати базу даних".
2. Вибрати каталог, куди буде записаний архів, і вказати ім'я архіву. За замовчуванням архів записується в підкаталог Arc головного каталогу програми Exlibris.

Відновлення бази даних з архіву

1. У головному меню вибрати пункт "Сервіс". У меню, що з'явилося вибрати пункт "Відновити з архіву".
2. Вибрати каталог, у якому знаходиться файл архіву, і вказати ім'я архіву. За замовчуванням файли архівів знаходяться в підкаталозі Arc головного каталогу програми Exlibris.

Імпорт інформації про бібліотечний фонд із текстових файлів

Кожна книга описується наступними рядками в текстовому файлі:

1. Автори (рядок символів, максимальна довжина - 100)
2. Назва (рядок символів, максимальна довжина - 150)
3. Місце видання (рядок символів, максимальна довжина - 50)
4. Видавництво (рядок символів, максимальна довжина - 50)
5. Рік видання (ціле число)
6. Кількість сторінок (ціле число)
7. УДК/ББК - код (рядок символів, максимальна довжина - 20)
8. УДК/ББК - авторський знак (рядок символів, максимальна довжина - 20)
9. Адреса книги (рядок символів, максимальна довжина - 100)
10. Кількість екземплярів (ціле число)
11. Тип видання (ціле число)
12. Рядок "Кінець запису" (будь-яка інформація, не аналізується комп'ютером)

1 - Власні видання ВНЗ
2 - Сторонні видання, без грифа
3 - Сторонні видання з грифом МО
4 - Сторонні видання з іншим грифом

Всі інші значення ігноруються програмою

Для імпорту інформації потрібно:

1. У головному меню вибрати пункт "Сервіс". У меню, що з'явилося вибрати пункт "Імпорт".
2. Вибрати каталог, у якому знаходиться тестовий файл, і вказати ім'я файлу. За замовчуванням файли знаходяться в підкаталозі Arc головного каталогу програми Exlibris.

Для експорту інформації потрібно:

1. У головному меню вибрати пункт "Сервіс". У меню, що з'явилося вибрати пункт "Експорт".
2. Вибрати каталог, у котрий буде записаний тестовий файл, і вказати ім'я файлу. За замовчуванням файли записуються в підкаталог Arc головного каталогу програми Exlibris.

Зміна основного шрифту

Деякі відеокарти некоректно відображають інформацію під час редагування. Наприклад, символи, що вводяться можуть бути вставленими не в позиції курсору, а в іншому місці рядка, що редагується. У цьому випадку потрібно установити "звичайний" (а не "жирний") основний шрифт програми