Кадровый учет и расчет заработной платы традиционно воспринимаются как рутинная часть бухгалтерии, которой уделяют внимание по остаточному принципу. Пока сотрудники получают деньги вовремя, а отчеты формально сдаются, кажется, что система работает. На практике именно в этом блоке чаще всего накапливаются ошибки, которые годами остаются незаметными и вскрываются только при проверках или смене ответственного специалиста.
При анализе подобных ситуаций, такими компаниями как https://centrpmb.ru/services/vosstanovlenie-buhgalterskogo-ucheta, почти всегда выявляется одна и та же закономерность: кадровые документы, расчеты зарплаты, налоги и взносы перестают быть единой системой. В результате неточности в договорах, приказах или расчетах автоматически искажают налоговую базу и отчетность, создавая риски доначислений и штрафов.
Ниже разберем ключевые ошибки, которые возникают в кадрах и зарплате, и почему они неизбежно «тянут» за собой проблемы с налогами и взносами.
Почему кадровый учет критичен для налогов
Заработная плата — это одновременно:
- расход по налогу на прибыль или УСН «доходы минус расходы»;
- база для НДФЛ;
- база для страховых взносов;
- основа для отчетности в ФНС и фонды.
Если допущена ошибка хотя бы в одном документе (договор, приказ, табель, расчет), она автоматически отражается:
- в сумме начисленных доходов;
- в сумме удержанных налогов;
- в базе для взносов;
- в отчетах (6-НДФЛ, РСВ, персонифицированные сведения).
Поэтому кадровые недочеты редко бывают «локальными» — они почти всегда цепляют фискальную часть.
Ошибка 1. Неправильное оформление трудовых договоров
Самая распространенная проблема — формальный подход к договорам. Часто встречаются:
- отсутствие обязательных условий (режим работы, система оплаты труда);
- размытые формулировки по премиям и доплатам;
- фактические условия работы, не совпадающие с договором.
Чем это опасно:
- налоговые органы могут признать часть выплат необоснованными расходами;
- премии и доплаты могут быть переквалифицированы;
- возникают споры по базе для взносов.
В результате корректируются не только кадровые документы, но и налоговые расчеты за прошлые периоды.
Ошибка 2. Премии и надбавки без локальных актов
Премии выплачиваются «по решению директора», но:
- положения о премировании нет;
- критерии выплаты нигде не зафиксированы;
- приказ оформляется постфактум или отсутствует вовсе.
Последствия:
- премии могут исключить из расходов;
- доначислить налог на прибыль или УСН;
- пересчитать страховые взносы;
- потребовать корректировку отчетности.
Такие выплаты особенно часто становятся предметом споров при проверках.
Ошибка 3. Некорректный учет рабочего времени
Табель — один из ключевых первичных документов по зарплате. Типичные нарушения:
- табель заполняется формально;
- не отражаются сверхурочные, ночные часы;
- отсутствует связь с графиками работы;
- табели вообще не хранятся.
Чем это грозит:
- перерасчеты зарплаты;
- искажение базы по НДФЛ и взносам;
- претензии по оплате сверхурочных и ночных;
- расхождения между начислениями и фактической занятостью.
Восстановление учета часто начинается именно с пересборки табелей.
Ошибка 4. Отпуска и больничные с нарушениями
Расчет отпускных и пособий — отдельная зона риска. Ошибки возникают, когда:
- неверно считается средний заработок;
- используются устаревшие данные;
- не учитываются исключаемые периоды;
- документы по больничным оформлены с опозданием.
Финансовые последствия:
- занижение или завышение выплат сотрудникам;
- искажение страховых взносов;
- ошибки в отчетности;
- претензии со стороны фондов и работников.
Даже небольшая ошибка в формуле способна повлиять на показатели за несколько лет.
Ошибка 5. Неправильная классификация выплат
Не все выплаты сотрудникам одинаковы с точки зрения налогов. Часто путают:
- компенсации и стимулирующие выплаты;
- материальную помощь и доход;
- выплаты по ГПХ и трудовые отношения.
Результат:
- неверно применяются ставки взносов;
- неправильно удерживается НДФЛ;
- появляются расхождения между регистрами и отчетами.
При проверке такие ошибки почти всегда ведут к доначислениям.
Ошибка 6. Отчетность не совпадает с начислениями
Даже если зарплата рассчитана относительно верно, проблемы возникают, когда:
- данные в 6-НДФЛ не сходятся с ведомостями;
- РСВ не соответствует бухучету;
- персонифицированные сведения содержат расхождения.
Причины:
- ручные корректировки «в последний момент»;
- исправления без отражения в регистрах;
- разные источники данных для отчетов.
Это типичный признак того, что учет велся несистемно и требует пересмотра.
Ошибка 7. Смешение кадрового и бухгалтерского учета
В малом и среднем бизнесе часто:
- кадровый учет ведется «на словах»;
- бухгалтерия ориентируется на устные данные;
- документы оформляются задним числом.
Внешне все работает, но при проверке выясняется, что:
- нет подтверждающих документов;
- невозможно доказать правомерность расходов;
- расчет налогов не опирается на первичку.
В итоге восстанавливать приходится сразу несколько лет.
Почему кадровые ошибки сложно исправлять точечно
В отличие от, например, ошибок по поставщикам, кадровые нарушения редко исправляются одной проводкой. Обычно требуется:
- восстановить договоры и приказы;
- пересчитать зарплату;
- откорректировать НДФЛ и взносы;
- пересдать отчетность;
- привести в соответствие регистры учета.
Поэтому такие ошибки почти всегда рассматриваются комплексно, а не выборочно.
Как понять, что в кадрах и зарплате есть проблемы
Косвенные признаки:
- расхождения между зарплатой и отчетами;
- вопросы от налоговой по НДФЛ или взносам;
- частые корректировки отчетности;
- отсутствие части кадровых документов;
- непонимание, из чего складываются начисления.
Если присутствует хотя бы несколько пунктов, вероятность накопленных ошибок очень высока.
Итог
Кадровый и зарплатный учет — один из самых уязвимых участков бухгалтерии. Ошибки здесь редко остаются внутренней проблемой компании: они напрямую влияют на налоги, взносы и отчетность. Чем дольше такие недочеты копятся, тем сложнее и дороже их исправлять.
Грамотный подход заключается не в латании отдельных расчетов, а в восстановлении логики учета: от документов и начислений до налоговых обязательств и отчетных форм. Именно такой подход позволяет не только устранить старые ошибки, но и снизить риски в будущем.
